任我行軟件®ERP
分銷管理系統
解決實施方案
TOC \h \z \t "標題 2,1,標題 4,2,標題 5,3,標題4,3" 關于“任我行”... PAGEREF _Toc46635486 \h 3
一、概述... PAGEREF _Toc46635487 \h 4
1、何為ERP?... PAGEREF _Toc46635488 \h 4
2、為什么要使用ERP?... PAGEREF _Toc46635489 \h 4
3、選擇適合本企業的ERP分銷管理軟件... PAGEREF _Toc46635490 \h 5
4、任我行ERP分銷管理系統特點... PAGEREF _Toc46635491 \h 6
5、適用對象... PAGEREF _Toc46635492 \h 9
二、 產品結構... PAGEREF _Toc46635493 \h 10
1、網絡結構圖... PAGEREF _Toc46635494 \h 10
2、ERP分銷管理產結構圖... PAGEREF _Toc46635495 \h 11
(1)產品結構分析... PAGEREF _Toc46635496 \h 11
(2)典型運用流程... PAGEREF _Toc46635497 \h 13
三、實施服務和實施方法... PAGEREF _Toc46635498 \h 21
1、計劃實施... PAGEREF _Toc46635499 \h 21
2、系統培訓... PAGEREF _Toc46635500 \h 24
3、業務模擬測試... PAGEREF _Toc46635501 \h 25
4、運行后評估... PAGEREF _Toc46635502 \h 26
5、系統轉換運行... PAGEREF _Toc46635503 \h 26
6、運行維護... PAGEREF _Toc46635504 \h 27
附:... PAGEREF _Toc46635505 \h 27
1、產品簡介... PAGEREF _Toc46635506 \h 27
(一)、系統管理... PAGEREF _Toc46635507 \h 27
(二)、基本信息... PAGEREF _Toc46635508 \h 29
(三)、期初建帳... PAGEREF _Toc46635509 \h 33
(四)、倉儲管理... PAGEREF _Toc46635510 \h 34
(五)、采購管理... PAGEREF _Toc46635511 \h 36
(六)、銷售管理... PAGEREF _Toc46635512 \h 38
(七)、借欠管理... PAGEREF _Toc46635513 \h 41
(八)、往來管理... PAGEREF _Toc46635514 \h 41
(九)、財務管理... PAGEREF _Toc46635515 \h 42
(十)、輔助業務... PAGEREF _Toc46635516 \h 43
(十一)、單據處理... PAGEREF _Toc46635517 \h 46
(十二)、在線傳訊和版本信息... PAGEREF _Toc46635518 \h 46
2、應用效益... PAGEREF _Toc46635519 \h 47
l 業務方面... PAGEREF _Toc46635520 \h 47
l 辦公信息交流方面... PAGEREF _Toc46635521 \h 47
關于“任我行”
任我行軟件發展有限責任公司為長期、專業地致力于企業管理信息化建設的、國家認定的軟件企業、高新技術企業,為享有盛譽的《管家婆》中小企業管理軟件開發商。公司的中期發展方向,一是以《管家婆》品牌為基礎,繼續發展面對小規模企業的、通用化管理軟件;二是全面發展面對中等規模企業的財務、業務、辦公等信息化管理系統的電子商務解決方案,并形成自有的ERP、SCM、CRM、OA基礎平臺產品。
1994年初,憑借一流的市場意識,我們比國內大形勢(黨的15大)提前3年認準了中國中小企業的潛力,并將主力轉向軟件,1996年初,推出《管家婆》進銷存財務一體化管理軟件。該軟件充分考慮到中國國情下的中小企業規模小,管理不健全等特點,方便實用的“傻瓜式”操作恰到好處地解決了中小企業財務管理中的許多現實問題。5年來,與《管家婆》軟件競爭的產品中,90%已經在市場上銷聲匿跡,但《管家婆》軟件憑借獨特的產品定位和創新的營銷手法,在變化與競爭空前激烈的軟件市場上,深入民心,呈長盛不衰的向上勢頭。目前,我們已經形成遍布全國所有省區的1000多個分銷零售網點,擁有十萬多用戶?梢哉f,《管家婆》軟件不僅是中國中小企業管理軟件的創始者和領航者,也是中小企業管理軟件的代名詞,并籍此獲得業內人士、尤其是客戶廣泛的認可。
1999年,互聯網泡沫的破滅使電子商務回歸到與傳統企業應用為基礎,隨著國內互聯網基礎設施的不斷完善,基于互聯網的應用逐漸趨于成熟,為了滿足國內企業電子商務的強烈需求,任我行軟件發展有限公司在結合自身成功實施(物流管理、OA管理、CRM管理),和對中小企業管理需求在大批"管家婆"客戶的調研,推出積聚管理智慧和思想的"任我行-企業信息化管理解決方案":供應鏈(SCM)、在線分銷(DRP),客戶關系管理(CRM)、辦公自動化(OA),并在一批客戶中實施成功。
領先一步并非難事,步步領先絕非偶然!準確的產品定位給我們初期發展一個相對較好的起點,但我們確信,我公司所擁有的不斷創新和自我改善的能力,以及由此而逐漸打造出的企業“結構化優勢”,才是我們真正的核心競爭力。7年來,正是若干集理智與激情于一體的大膽的創新和求變,引導著我們從小到大、從弱到強,不斷超越每一個曾經走在我們前面的對手,并在此快速而穩健的過程中,為我們下一輪的沖刺,奠定了良好的團隊、體制、管理、研發、市場等基礎。
一、概述
1、何為ERP?
ERP,即企業資源計劃,它是由MRPⅡ(制造資源計劃)發展而來的, 90年代初,美國Gartner Group公司用一系列功能標準來界定ERP,其定義如下:
☆ 超越了MRPⅡ的范圍和集成功能;
☆ 支持混合方式的制造環境;
☆ 支持動態的監控能力,提高業務績效;
☆ 支持開放的客戶機/服務器計算環境。
ERP最初是一種基于企業內部供應鏈的管理思想,它在MRPⅡ的基礎上擴展了管理范圍。其基本思想是把企業的業務流程看作是一個緊密聯接的供應鏈,并將企業內部劃分成幾個相互協同作業的支持子系統,如財務、市場營銷、生產制造、服務維護、工程技術等,可對企業內部供應鏈上的所有環節如訂單、采購、庫存、計劃、生產制造、質量控制、運輸、銷售、服務與維護、財務、成本控制、經營風險與投資、決策支持等有效地進行管理,從管理范圍和深度上為企業提供了更豐富的功能和工具。
2、為什么要使用ERP?
隨著企業銷售規模的擴大、業務的飛速發展,部分企業建立起覆蓋全國乃至全世界的由銷售分公司、地區總經銷商、各級代理商或專賣店構成的多級分銷網絡。企業競爭,市場為先,企業分銷網絡已成為企業重要資源及核心競爭要素之一。
隨著數字化時代的到來,企業面臨來自各個環節的競爭,企業的反應速度是決勝的關鍵因素,作為企業的經營者如何合理地計劃、管理、協調和控制分銷資源已成為企業面臨的一個無法回避的棘手問題。由于企業分銷系統分布廣泛,地域跨度大,且日益龐大,在企業日常運作中,必須很好地解決以下管理問題,才能更好地利用分銷系統決勝于市場:
☆ 如何及時了解企業各分支機構的銷售情況和庫存量?
☆ 如何及時發現企業內部存在的積壓和斷貨情況并及時協調?
☆ 如何及時了解企業各個品種規格產品在各地區銷售走勢和比重情況,為企業制定下一步的銷售策略和銷售計劃提供及時準確的依據?
☆ 如何及時了解各級代理商、經銷商的應收賬款?
☆ 進一步加快了企業的響應速度,有助于提高客戶的滿意度與忠誠度。
☆ 如何加強系統內各單位費用控制,以進一步降低系統運行成本?
☆ 如何進一步發掘企業潛力,擴大企業市場份額?
☆ 如何快速收集競爭對手情況?
此時,為解決上述問題,企業中的有識之士,必然會引入ERP的概念。因為ERP不僅面向供需鏈,體現精益生產、敏捷制造、同步工程的精神,而且結合全面質量管理(TQM)以保證質量和客戶滿意度;結合準時制生產(JIT)以消除一切無效勞動與浪費、降低庫存和縮短交貨期;它還要結合約束理論(TOC,Theory
of Constraint,是優化生產技術OPT的發展)來定義供需鏈上的瓶頸環節、消除制約因素來擴大企業生產的有效產出。
利用ERP管理思想,首先需要在整個企業中建立一個環環相扣的管理模式,使各個分支機構能在一個整體的ERP管理下實現協作經營和協調運作。把這些企業的分散計劃納入整個供應鏈的計劃中,實現資源和信息共享。例如,在管理模式統一的ERP計劃下,上下游機構、部門可最大限度地減少庫存,使所有上游機構、部門的產品能夠準確、及時地到達下游機構、部門,這樣既加快了各分支機構的商品流通速度,又減少了各企業的庫存量和資金占用,還可及時地獲得最終消費市場的需求信息,從而使整個管理模式能緊跟市場的變化。如此一來,不但解決了上述問題,還大大增強了該管理模式在大市場環境中的整體優勢,同時也使每個機構、部門均可實現以最小的個別成本和轉換成本獲得較大的成本優勢。
在21世紀,企業間的競爭將會演變為這種管理模式之間的競爭。
3、選擇適合本企業的ERP分銷管理軟件
當前,市場上存在的企業管理類軟件大體分為幾類:
1、 國外ERP
ERP絕對是一個好東西,毋庸置疑,這是經過了國外成功的驗證的。但是,企業或國度的差異,容易造成“水土不服”,并且達不到其本身應該達到的效果,好比國外的奔馳汽車,在國內公路上根本跑不出應該跑出的效果一樣。同時,價格昂貴、實施周期長。
2、 國內ERP
國內的ERP軟件,基本上沒有各方面都比較成熟的軟件系統,國內ERP軟件的成熟需要一定的時間。
3、 購銷存商務軟件
該類軟件是基于“后臺管帳”思想設計的,只是對前臺的購銷存數據進行后臺錄入,達到管清楚帳的目的。任我行軟件公司開發的“管家婆”系列是該類產品的杰出代表。
4、 財務軟件
指大家通常的專業財務軟件,如用友、金蝶、管家婆標準版等。適用財務部門使用。
如果您現在的需求是管好企業的分銷業務,那么財務軟件已經不能滿足物流管理和銷售控制的需要。但,是否放棄原有財務系統?或者是實施傳統C/S購銷存軟件?又或是上ERP?
您的選擇很明顯:
第一:必須基于廣域網;
第二:必須能夠處理采購、簡明的生產成本管理、業務前端錄入、分支機構實際庫存、往來單位應收應付款、定單狀態等;
第三:對原有財務系統提供接口,保護原有投資;
第四:軟件操作簡單;
第五:軟件實施周期不能太長;
第六:軟件的升級和維護方便;
第七:軟件具有很好的向上兼容性;
4、任我行ERP分銷管理系統特點
“任我行ERP分銷管理系統”吸取了SCM、ERP、CRM的精神,集成了企業的物流、分銷和辦公系統等子系統。該系統根據目前大多數企業現狀出發,在物流處理方面比較完善,業務流程控制能夠很清晰地反映供應鏈上的實際情況,強大的網絡權限控制,讓所有與企業相關的分支機構、經銷商、客戶廣泛地參與進來,真正實現“分布應用、集中處理”。 企業在時間、空間上的管理障礙已不復存在,異地的分公司、辦事處和分銷商,好比就在一間大的辦公室、一棟大樓里面從事商業活動,從傳統的各地數據“各自為政”到基于互聯網應用的“統一指揮”,成為現實!正因為具有以下技術特點,使“任我行ERP分銷管理系統”在同行業中脫穎而出:
☆ IP精靈技術
解決了互聯網上必須使用固定IP的問題。運用該技術,企業的服務器可以放在公司內部,只要該服務器通過ADSL、寬帶等方式接入Internet即可。不用托管和租賃,企業外部用戶通過IE瀏覽器直接輸入IP精靈賬號,就可以訪問企業內部的服務器。從而節省了租賃和托管服務器的費用,使低成本的網上應用成為可能,大大降低了實現基于互聯網應用的門檻。
☆ 離線管理系統
特別適用于網絡條件不好或者上網費用較高的地方,網上網下同時工作。離線管理系統較C/S結構程序而言,還大大降低了操作難度。交換數據時,只需要和互聯網連通,系統相互“自動”根據預先設定好的服務器地址,提取所需要交換的數據,而不需要傳統方式的數據導入導出(比如交換磁盤、電子郵件、點對點撥號等),這樣既保證了網上數據的實時性和一致性,同時大大降低了操作的難度,企業實現遠程數據實時、動態的門檻也大大降低。
☆ 強大網絡權限管理功能
管轄范圍:可以設置一個職員的倉庫管轄范圍、商品管轄范圍、客戶管轄范圍、供貨商管轄范圍、職員管轄范圍、銀行賬戶管轄范圍、費用管轄范圍、收入管轄范圍等。把公司總部、分支機構、供貨商、代理商、客戶看成一個“廣義的大公司”,通過豐富、但嚴格的權限分配,確保各部門、片區等,只能處理自己管轄范圍內的業務,而不能處理自己管轄范圍之外的業務。
菜單操作權限:可以根據職員的職責不同,分配對菜單不同的操作權限。比如,南京辦事處的銷售員,可以給他分配一個權限,讓他只能銷售“南京倉庫的某一類商品,給南京客戶”,而不能銷售其他地方的商品,也不能進行庫存等其他業務的操作。
☆ 良好擴展性
與“任我行-OA/KM(辦公及知識管理系統)”、“任我行-CRM Explorer(客戶關系管理系統)”高度集成;并且提供與用友、金蝶、新中大、管家婆等財務系統接口。
☆ 系統具備穿透查詢功能
具有匯總表->明細表->原始單據的穿透連查功能;
具有流水賬->單據,單據<->單據,憑證->單據的穿透連查功能;
具有總公司-分支機構-分銷商-代理商-二級代理商……客戶穿透查詢。
☆ 對序列號的強大管理
提供了符合ISO 9000中產品追溯要求的序列號管理功能,結合采購、銷售及分銷系統,對產品的售后服務進行管理,解決了電子產品生產商的售后服務及打擊偽劣假冒產品的急迫需求。讓數目巨大、種類繁多的序列號在企業管理中清清楚楚、明明白白。
☆ 采購獲利、銷售返利的智能計算處理
作為促進經銷商銷售的方式,積分返利已經被普遍地應用!叭挝倚校咒NERP(通訊行業版、電腦行業版)分銷系統”根據企業具體情況,設計了積分返利功能處理模塊。
在這里,用戶可以自定義返利標準。無論是采用數量還是采用金額,還有具體的返利金額都由用戶自己定義。無論返利執行還是獲利執行,操作都輕松簡單。系統還提供與返利、獲利相關的查詢功能。
☆ 價格保護、補差的計算處理
該功能特別適用于手機行業、電腦硬件行業等企業。該行業的部分商品在市場上跌價非?,對這部分商品實行價格保護,是供貨商對保護經銷商利益所采取的一種措施。
☆ 促銷價格管理
提供不同時期采用不同的促銷價格的設定和處理,以適應經營活動產生的短時的價格變動。
☆ 贈送、獲增查詢模塊
對于贈送與獲贈業務提供強大的查詢功能。
☆ 委托、受托代銷鋪貨管理
將委托、受托代銷商品的管理與采購、銷售的商品分開管理。使企業中代銷商品的發貨、結算、退貨、調價、庫存更加清楚。
☆ 完善基本信息
基本信息的停用、啟用功能,合理處理部分商品、客戶、供應商等基本信息。
☆ 圖形菜單功能模塊
提供可自由選擇是否采用的圖形菜單,該圖形菜單直接通過圖形反映菜單功能性質。比如單據類、查詢類等;同時,圖形導航功能直接體現企業業務流程,讓使用者輕輕松松掌握系統的應用。
☆ 辦公自動化(OA)系統應用
任我行OA創造了一種全新的辦公環境,使組織的每一位員工都能在同一個公司桌面環境下工作,合理統籌工作計劃,安排個人事務,優化時間管理,從而真正實現電子化協同工作與知識管理。使員工隨時隨地可以使用一臺可上網的電腦參與公司工作,方便地實現分布式辦公和移動辦公。
此外,任我行OA包含了一種開放式的溝通文化和團隊精神,如合作伙伴支持、知識共享、員工關懷等,鼓勵員工積極參與公司事務,提高企業凝聚力。
☆ 業務流程嚴格控制、多重審批功能
☆ 支持商品雙單位
☆ 互聯網的靈活打印配置,支持單據套打
5、適用對象
“任我行ERP分銷管理系統”是主要定位于中型、小型企業的電子商務全面解決方案,它側重于對企業業務、財務等核心領域進行優化管理、全面控制,將企業前、后端的應用予以整合,基于互聯網實現企業網絡化實時管理,從而有效地改善企業的物流、資金流,在企業內部形成健全、暢通的信息流,為企業提供最新、最全面的管理數據,以滿足企業高層人員決策分析的需求。如果您是具有如下條件的企業,那“任我行ERP分銷管理系統”將是你的上乘之選。
1) 具有分支機構、門店等多點業務體系和以渠道分銷為主的商貿、制造型企業,用以提高其分支機構、門店、分銷體系的業務、財務管理,實現多點數據的遠程匯總、分析和決策;
2) 管理流程化、規范化的企業及以此為目標的企業:
☆ 企業(集團)庫存管理
☆ 企業(集團)采購管理
☆ 企業(集團)分銷資源管理
二、 產品結構
1、網絡結構圖
所有的系統用戶都通過互聯網與服務器連接,所有的應用程序在服務器上運行,所有的數據也都存儲在數據庫的服務器中,使得客戶端和業務處理端(總部、辦事處、商業客戶)不需要安裝任何程序,只需一臺可以上網的電腦便可以使用該系統,保證了系統安裝時的簡便、省時,免去了系統升級時必須到各個分支機構升級的麻煩,同時,隨著公司擴張,系統可以無阻礙地被新發展的分支機構所應用,而無需再購買安裝新的軟件。
2、ERP分銷管理產結構圖
(1)產品結構分析
1)、產品主要模塊
☆ 銷售管理
☆ 采購管理
☆ 倉儲管理
☆ 借欠管理
☆ 往來管理
☆ 財務管理
☆ 輔助業務
☆ 單據管理
☆ 基本信息
☆ 期初建帳
☆ 系統管理
2)、“任我行—天地一網通”解決方案圖
下面解決方安圖結合企業實際應用,介紹了“任我行—天地一網通”整體解決方案圖的具體體現,各個應用系統之間相互獨立并相互關聯,本著“整體規劃、分布實施”的原則,企業可以有選擇地實施各個系統。
個人工作平臺
日程、郵件、資料
CRM Explorer個人模塊
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資金預算、計劃及使用審核管理
CRM Explorer資金模塊
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分銷管理
訂貨、物流、往來帳
任我行ERP分銷系統
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3)、“任我行ERP分銷管理系統”產品總體結構圖
4)購銷存業務結構
5)、代銷業務結構
6)輔助業務結構
(2)典型運用流程
XX公司在成立5年來,由于公司全體員工的不斷努力,已經將經營范圍擴展到到了全國22個省、市。發展分公司15家,辦事處7個,經銷商43多個,零售點200多個。每天商品流量在1萬以上。
由于各分公司、辦事處以及經銷商與公司總部相距遠,且營銷獨立、與總部信息傳播慢,致使總部不能及時準確地了解到各分公司、辦事處及經銷商的銷售及庫存情況;而且每月底、年底各分公司、辦事處及經銷售商報總部數據匯總不及時、差錯多;總部對各地的銷售情況難以撐握,不清楚分支機構庫存數量、應收帳情況;尤其對在途商品情況不能及時了解。以上所述,都給公司的管理帶來了困擾。
發展至此,公司董事會清楚認識到,現在的進銷存管理已不能適應公司的高速發展。為了加強對物流的管理和控制,提高資金使用效率,增強企業的競爭力和經濟效益;同時為了滿足公司管理層對分公司及經銷商所轄商品物流的變動狀態進行時實的掌控,結合公司的實際情況,全公司在財務系統推行《任我行ERP分銷管理系統》,進行物流的進銷存管理。
為了幫助大家使用好該軟件,現將該系統的操作說明下發各分公司,請各分公司參照執行。
(注:藍色字體為《任我行ERP分銷管理系統》中所要用到的單據類型;分公司商品庫對應分公司代管倉庫庫存數,分公司維修庫對應分公司售后服務部代管倉庫庫存數。)
1)、分公司與經銷商之間的業務往來
A、發貨結算
⑴、分公司商品庫發往經銷商的商品
流程:
訂貨單 簽署意見 委托代銷發貨單
經銷商 分公司銷售部 分公司財務部 分公司商品
庫 經銷商
說明:
①、經銷商向分公司銷售部提出進貨申請,填寫訂貨單;
②、分公司銷售部審核經銷商訂貨單后簽署意見轉分公司財務部;
③、分公司財務部在核實經銷商貨款已收的前提下開出委托代銷發貨單;
④、分公司商品庫見此“委托代銷發貨單”無條件發貨;
⑤、分公司商品庫在貨物發出后要催收經銷商的收貨確認函,存檔備查。
備注:1、委托代銷發貨單在打印時將按總部調整的固定格式,以發貨單的方式提供給分公司商品庫做為發貨備查的依據。
2、在資金未進入我公司控制賬戶前,確需發貨,必須經財務經理加簽后,物流會計方可制單做為發貨指令提供給分公司商品庫;此類情況下,單據無財務經理簽字授權視同物流會計越權操作,視情況將給予物流會計以相應的處罰。
⑵、發往經銷商的商品結轉銷售
銷售確認的原則:
①、客戶資金進入分公司財務完全控制范圍;
②、貨物已發出。
分公司嚴禁在上訴兩條件唯一滿足時,甚至無一條件滿足時結轉銷售。一經發現,將給予相關責任人以相應處罰。
流程:
核款 核往來 委托代銷結算單
資金會計 往來會計 物流會計 備查
委托代銷結算單打印后由資金、往來、物流會計會簽后存檔備查
說明:
①、資金會計在核實經銷商付款后,據實通知物流會計。如款項足額,則物流會計可直接開出委托代銷發貨單,通知庫房發貨,并開出委托代銷結算單結轉銷售。
②、如經銷商款項不足,則需由往來會計核對經銷商是否有可供抵扣的價保、折讓余額。如可供抵扣的價保、折讓余額足額,則通知物流會計開出委托代銷發貨單,通知庫房發貨,并開出委托代銷結算單結轉銷售。
B、退貨業務
⑴、發往經銷商的商品未收款退貨
流程:
退貨申請 簽署意見 入庫單
經銷商 分公司銷售部 分公司商品庫 分公
委托代銷退貨單
司財務部 經銷商
說明:
①、經銷商向分公司銷售部提出退貨申請,填寫退貨申請;
②、分公司銷售部審核經銷商退貨申請后簽署意見;如數量較大,必須報總部銷售部審批。
③、經銷商憑經批準的退貨申請,到分公司商品庫辦理退貨手續;
④、分公司物流會計在收到分公司商品庫的入庫單前提下,如確認此批貨物系未收款發出貨物,則開出委托代銷退貨單;
⑵、發往經銷商的商品已收款退貨
流程:
銷售退貨單
前面流程同未收款退貨 分公司財務部 經銷商
說明:
①、前面流程同發往經銷商的商品未收款退貨;
②、分公司物流會計在收到分公司商品庫的入庫單前提下,如確認此批貨物系已收款發出貨物,則開出銷售退貨單;
③、銷售退貨單打印后,由資金、往來、物流會計會簽后存檔備查
④、在做銷售退貨單時,應注意扣除已對經銷商實施的對應該種商品的獎勵。若是促銷商品退貨,則注意要以促銷價退貨。
2)、總公司與分公司之間的業務往來
⑴、總部發往分公司代管庫商品
流程:
同價調拔單① 同價調拔單②
總部商品庫 發往分公司商品 分公司商品庫
說明:
①、總部物流管理崗位按經審批的發貨清單開出“同價調拔單”①;
②、總部商品庫見此“同價調拔單”無條件發貨;
③、分公司商品庫驗收貨物以后開出“入庫單”交分公司物流會計;
④、分公司物流會計見此“入庫單”開出“同價調拔單”②。
注意:對于在途物資的管理責任由貨物發出方負責。即發貨方應督促收獲倉庫盡快驗收。若在途時間較長,則將此商品先同價調拔入分公司的在庫途。等分公司收到貨后再開發往分公司的調拔單。
⑵、分公司發回總部售后成品
流程:
同價調拔單 同價調拔單
分公司維修部 分公司發回總部成品部 總部售后中心
說明:
①、分公司物流會計按分公司售后的商品發貨清單開出“同價調拔單”;
②、總部商品庫驗收貨物以后開出“商品發貨確認函”,此函同時交分公司物流會計和分公司售后;
③、總部商品物流會計見此“商品發貨確認函”開出“同價調拔單”,確認進入總部商品庫;
④、對不符合退貨要求的退回商品(即:嚴重破損、不能退貨之列),總部商品庫將做原渠道退回處理。
⑤、分公司售后收到總部售后退回的不符合退貨要求的退回商品,開出“入庫單”,交分公司物流會計;
⑥、分公司物流會計見此“入庫單”開出“同價調拔單”;
⑶總部發往分公司售后商品
流程:
同價調拔單 同價調拔單
總公司售后中心 發往分公司商品 分公司維修部
說明:
①、總部售后根據“XX集團公司售后服務中心商品發貨單”開出“同價調拔單”;
②、分公司維修部驗收貨物以后在“XX集團公司售后服務中心商品發貨單”的“對方確認聯”簽字確認,同時向分公司物流會計及上海售后中心提供復印件;
③分公司物流會計見 “XX集團公司售后服務中心商品發貨單”
的“對方確認聯”復印件后開出“同價調拔單”,確認進入分公司維修部庫;
3)、總部指令在分公司間調撥貨物
流程:
SHAPE \* MERGEFORMAT
說明:
⑴、在總部銷售部作出調撥決定后,傳遞調撥清單至總部審計部;
⑵、總部審計部將由超級用戶制單,制作調出公司商品庫到發往目標公司商品(B公司在途庫)的“同價調撥單”①,之后簽字單據傳真調出公司物流會計;
⑶、調出公司物流會計在傳真指令加簽后,發往分公司物流,調出公司物流據單發出商品;
⑷、調撥業務目標公司入庫手續與總部直接發貨相同,分公司物流出具“入庫單”,分公司物流會計作“同價調撥單”②,自在途庫調入商品庫。
注意:分公司之間的調拔,必須通過總公司。
4)、分公司與分公司之間的業務往來
⑴、分公司售后向分公司商品庫借用售后備用商品
流程:
申請借貨 審批 轉簽審批
分公司維修部 分公司售后中心 總部審計部 分公司物流
同價調拔單
會計 分公司商品庫 分公司維修部
說明:
①、分公司維修部向總部售后服務中心提出需求申請,填寫申請單;
②、總部售后中心審核批準后轉總部審計部;
③、審計部轉簽批準后,批準傳分公司物流會計;
④、分公司物流會計收存授權完整批件,制“同價調撥單”送分公司物流,向維修部出貨;
⑵、分公司售后向分公司商品庫還借用貨物
流程:
同價調拔單
分公司維修庫 分公司商品庫
說明:
①、此流程同分公司驗收總部發貨入庫;
②、分公司商品庫驗收維修部交回貨物以后開出“入庫單”交分公司物流會計;
③、分公司物流會計見此“入庫單”開出“同價調拔單”。
此處須注意:必須整套進出,不得拆分包裝。
5)、其他類型業務往來
⑴、員工借(還)商品
說明:
員工同公司發生出貨、結算、退回流程,及處理方法與經銷商出貨、結算、退回業務。因而,應在客戶基本信息中添加員工姓名于其他類別下員工目錄中。
⑵、核銷分公司贈送業務
流程:
SHAPE \* MERGEFORMAT
說明:
①、分公司制作贈送申請單,總部申請;
②、總部審計部代為向總部負責人轉達申請;
③、申請批準后,總部代為制作“贈送單”,并過賬,爾后將簽字后批件及“贈送單”,傳分公司留檔;
④、分公司物流會計在批件及“贈送單”副本上簽字,并經財務經理加簽后傳物流出貨。
⑶、發運存儲遺失及理賠(含盤虧核準)
流程:
SHAPE \* MERGEFORMAT
說明:
①、出現發運存儲損失時,分公司憑報損憑據制單,作原發貨單據的反向單;
②、再從原出貨倉庫中將損失數量以“委托代銷出貨單”開給責任單位或個人;
③、責任單位賠付后,財務經理在實際賠付憑單上簽字,向總部申請核銷;
④、總部批準核銷后,分公司物流會計憑總部批件,將原掛出數量以“委托代銷退貨單”退入相應庫;
⑤、總部據批件,將批復數量制“同價調撥單”,從相應分公司庫調回總部庫,
⑥、總部在總部庫作“報損單”,并打印件簽字;
⑦、“報損單”打印簽字后,傳分公司物流會計及財務經理加簽后,發責任單位以作確認。
⑷、其他調整項目
所有其他項目在系統初始時,分公司均無授權,需用特種單據,可通過OA系統作出通知,需逐級報批的業務分公司提供傳真申請。批準后,總部超級用戶代制單據,并回復批件。
6)、因為總公司與分公司、辦事處、經銷商等各分支機構,在發生業務時主要以票據為準則和依據,所以在開帳前,除了做了開帳前的準備工作,還須就單據問題和各分支機構達成統一。
編號原則:
① 根據不同的業務類型使用不同的業務單據編號
② 不同的分公司使用不同的業務單據編號
1、 單據采用
業務類別編碼—分公司字母編碼(@@)—日期編碼(0000)—單據號編碼(000)
如:上海公司6月9日商品入庫
RS-SH-0609-001
2、001為當日某類別業務單序號。
3、業務類別編碼及適用的單據類型舉例:
業務類別
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編碼
|
編碼代意
|
適用的單據類型
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分公司調入商品
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RS
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入商
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同價調拔單
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發出商品給經銷商
|
FS
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發商
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委托代銷發貨單
|
與經銷商結算
|
WX
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銷商
|
委托代銷結算單
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已收款商品退貨
|
WJXS
|
委(托)結算退貨
|
銷售退貨單
|
未收款商品退貨
|
WWST
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委(托)未結算退貨
|
委托代銷退貨單
|
維修部門借(調)商品
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DS
|
調商
|
同價調拔單
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盤點多出商品
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BY
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報溢
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報溢單
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盤點丟失、壞損商品
|
BS
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報損
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報損單
|
銷售商品
|
XS
|
銷售
|
銷售單
|
零售商品
|
LS
|
零售
|
零售單
|
三、實施服務和實施方法
系統實施方法論是管理和控制管理軟件在企業實施應用的方法。它為企業管理軟件在企業中的成功應用提供指導,如同在企業管理軟件和企業應用之間架起一座橋梁,是軟件產品實現企業應用的登陸艇。任我行公的ERP分銷管理系統解決實施方案,為系統實施提供標準化的實施方法指導。
雖然“任我行ERP分銷管理系統”秉承了管家婆的“簡單、傻瓜化、易操作”的優點,但是,任何ERP管理軟件在企業中的應用都是一個復雜的系統工程。因為其不僅涉及軟件產品,而且需規范企業各部門的業務流程;不僅涉及軟件應用,而且需協調組織;單是軟件本身就存在管理領域大、功能齊全、數據關聯復雜等特點,與財務軟件或其它小型應用軟件有本質的區別。 企業要想用好企業管理軟件必須進行系統實施。其在企業中的應用效果不僅取決于軟件產品的質量,更重要的是對實施過程的控制。因為企業管理軟件能否成功應用受諸多環節和諸多因素的影響,事先不進行充分的準備和周密的計劃是不可能成功的,即不進行系統實施是不可能成功的。
1、計劃實施
1)、分銷ERP實施動員會
讓企業的中上層領導干部理解ERP的實施培訓,用ERP的思想對企業現行管理的業務流程和存在問題進行企業級評議及診斷,尋求解決方案,明確預期目標,并規定實現目標的標準,要求完成需求分析和投資效益分析正式書面報告,成立項目組織,做出正確決策。
為保證企業建立新的信息系統的成功,在實施動員會中必須加強以下實施關鍵因素:
1. 更新傳統的觀念和認識,與國際先進的管理思想接軌。
2. 在需要的時候調整和優化業務流程和管理機構,以保證項目順利進行。
3. 明確項目的成功實施是雙方的共同利益和責任。
4. 明確實施過程也是任我行軟件發展有限公司電子商務知識、技術轉移的過程,因此實施將采用方合作的方式。
5. 建立明確的階段目標和業務處理需求。
6. 嚴格控制項目范圍。
7. 建立層次結構合理、功能齊全、職責明確的項目組織結構。
8. 挑選合適的雙方人員在項目小組中承擔合適的職責。
9. 按照各自的職責及時解決實施過程中出現的問題。
10. 及時審閱和響應對方提交的文件。
11. 定期檢查項目進度與階段目標及階段成果。
12. 主要電子商務業務應在行業內的規范統一。
2)、業務流程整理和新業務流程定義
項目實施組和實施顧問先對任我行公司提供的業務流程進行分析。然后根據客戶的實際情況對此業務流程進行修改。如果此業務流程與客戶的實際情況差異較大,則在對客戶的實際情況進行分析的基礎上,制定出完全符合客戶實際的新的業務流程。
3)、環境準備
操作系統安裝:只需要在服務器安裝windows 2000
sever(或windows 2000 advanced server);安裝最新的補丁程序;客戶端要求使用IE 5.5以上;
數據庫安裝:只需要在服務器安裝 SQL Server 2000;安裝最新的補丁程序;
“任我行-網絡化分銷管理系統”安裝和設置:需要在服務器上安裝該應用軟件,同時進行安裝配置。
互聯網和局域網實施:服務器需要通過ADSL接入互聯網,分支機構需要能夠上網;局域網需要連通,供總部各業務部門使用。
其它軟件的安裝:建議為WEB服務器和數據庫服務器安裝防火墻軟件等。
4)、編碼規則定義
在ERP管理中,對基本信息和單據都必須進行編碼。如果企業對基本信息和單據的編碼處理得好,則在企業運行ERP管理系統時,速度更快、效率更高、對各種數據報表的理解性更強。
在下面的產品簡介中,有關于商品、客戶、供應商、倉庫等編碼的詳細說明。
5)、計劃實施周期(計劃為1個月)
項 目
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時間安排
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人員安排
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主要工作內容
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1、制定詳細實施計劃以及系統調研和管理咨詢
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一天
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客戶方:總經理、相關重要部門經理,網管
服務方:實施顧問
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制定可行的詳細實施計劃,明確工作任務、雙方責任人、達到的目標;對公司的業務管理現狀進行詳細的調研和分析
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2、建立項目實施組織
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一天
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服務方:實施顧問
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成立實施組織,項目領導小組,小組中包括管理、咨詢、實施、服務相關人員;
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3、產品安裝調試
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一天
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客戶方:網管
服務方:實施顧問
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檢查網絡狀況,確認安裝環境;安裝產品;
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4、第一階段的培訓
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兩天
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客戶方:網管、具體操作人員
服務方:實施顧問
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初始化培訓以及產品的基礎使用方式培訓;
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5、基礎數據準備
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一周內
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客戶方:相關人員
服務方:實施顧問
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對軟件運作所需的基礎數據,制定編碼原則和分類方法,收集靜態數據,錄入軟件系統。
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6、系統初始化
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一周內
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客戶方:具體操作人員
服務方:實施顧問
(定期檢查進度)
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包括基本信息、期初所有數據的錄入。經過嚴格的檢查,確保信息和數據的正確性。
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7、第一階段試運行
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一周
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客戶方:具體操作人員
服務方:實施顧問
(定期檢查進度)
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以公司的實際業務為依據,發現問題,解決問題,同時,對第一階段的管理運作標準和制度不斷完善和修正。
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8、第一階段評估總結
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一天
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客戶方:總經理及相關人員
服務方:實施顧問
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確認第一階段的工作,解決遇到的困難,確認管理流程及制度;
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9、第二階段基礎培訓
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一天
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客戶方:具體操作人員
服務方:實施顧問
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解決在第一階段實施中遇到的問題,以及培訓比較深入的設置;
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10、第二階段管理培訓
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一天
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客戶方:經理級人員
服務方:實施顧問
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培訓軟件報表工具的使用,介紹軟件的整體流程;
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11、報表的制作實施
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一至兩天
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客戶方:經理級人員
(明確需求)
服務方:實施人員
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制作相關人員的報表,完成相關的權限設置
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11、第二階段評估總結
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一天(2個月后)
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客戶方:經理級人員
服務方:實施顧問
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溝通實施進度,解決剩余的問題;
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12、驗收工作
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一天
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客戶方:經理級人員
服務方:實施顧問
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確認原有運作方式的與現予系統的一致,正式開始脫離手工;
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實施時間安排:(草案)
第2天:成立實施工作小組,安排服務以及實施培訓工人員;
第4天:由培訓并幫助客戶方銷售助理完成基本資料的整理和錄入工作(及產品的初始化工作);同時,由實施顧問和客戶方實施人員確定基本信息、OA的使用欄目和使用方式,并形成文檔培訓銷售及相關人員參與使用
第7天:業務助理補充錄入當月的已發生的銷售數據,保持銷售數據的同步;客戶方的實施人員學會使用“天通系統”以及了解他們的運作控制和維護;全員培訓分銷系統、OA系統的使用,了解該系統對于我們的意義,做到初步理解和應用;
第10天:跟隨業務的開展同步運作;討論并修改系統設置,保證系統貼近相關工作;根據現有的情況制定分銷系統、OA的規章制度,并將它們融入到公司的運作中去;
第13天:與銷售助理核對手工數據與計算機數據,找出數據不準確的原因,并在以后工作中調整和改進;進一步討論OA的使用和和實施;盡可能讓客戶方的實施人員了解到系統的精髓,能夠獨立的對系統進行維護和修訂;
30天:與手工正式保持準確,進一步完善管理制度,改進工作中不足;
2個月后:正式開始脫離手工管理,全面采用計算機管理;將公司的現行制度與計算機系統完善的結合起來,客戶能夠獨立維護和修改系統,建立管理制度對于系統的計劃、實施、反饋、修改、再計劃的整個過程,全面保障系統的順暢運作;
2、系統培訓
1)、項目組培訓
任我行公司實施顧問將負責貴公司核心人員的培訓,貴公司組織成立實施小組,成員應由專職人員和兼職人員共同組成,特別是小組負責人應熟悉企業的業務,具有相關的決策權。前提是每個操作員知道自己應該怎樣操作,操作后系統發生那些變化。
2)、原理培訓
這一階段主要是關于任我行ERP分銷分銷管理系統的應用背景和設計思路的介紹,讓項目組成員了解任我行ERP分銷系統的應用背景和設計思路,以便在使用這套軟件時更加得心應手。
3)、業務梳理
“管帳”軟件和“管理”軟件最大的區別就在于是否具有對業務過程的管理,要讓全部涉及該系統的人員在一套數據使用,就必須分清楚各業務崗位的職責范圍!叭挝倚-天地一網通” 是基于網絡開發的、結合CRM\SCM\ERP思想,重點解決流通領域、以解決分銷、銷售為重點的企業信息系統整體解決方案。
業務梳理過程中,我們需要把公司各業務部門、門店、辦事處、分公司、供貨商、代理商等看成一個“廣義的大公司結合”,只是各操作員的權限不同而已。結合“任我行-網絡化分銷管理系統”強大的權限管理(管轄范圍、菜單操作權限、OA設置和操作權限),把門店銷售員、門店經理、門店財務、門店倉庫、供貨商、代理商的權限劃分清楚。
管轄范圍:可以設置一個職員的倉庫管轄范圍、商品管轄范圍、客戶管轄范圍、供貨商管轄范圍、職員管轄范圍、銀行賬戶管轄范圍、費用管轄范圍、收入管轄范圍等。把公司總部、分支機構、供貨商、代理商、客戶看成一個“廣義的大公司”,通過豐富、但嚴格的權限分配,確保各部門、片區等,只能處理自己管轄范圍內的業務,而不能處理自己管轄范圍之外的業務。比如說,上海的工作人員就只能在上海的管轄范圍內(倉庫管轄范圍、商品管轄范圍、客戶管轄范圍、供貨商管轄范圍、職員管轄范圍、銀行賬戶管轄范圍、費用管轄范圍、收入管轄范圍等)操作,而不能操作廣東的業務。
菜單操作權限:可以根據職員的職責不同,分配對菜單不同的操作權限。比如一個銷售員,只給他一個銷售員應該具有的權限,而不能給他庫管員的權限。
OA權限:可以根據工作人員權限范圍設置權限。
綜上所述,比如,上海辦事處的銷售員,可以給他分配一個權限,讓他只能銷售“上海倉庫的某一類商品,給上?蛻簟,而不能銷售其他地方的商品,也不能進行庫存等其他業務的操作。在OA方面,就只能看到他應該看到的OA 項目。
4)、產品培訓
使項目組每個成員對“任我行ERP分銷管理系統”的每個功能模塊都熟悉,知道如何運用。只有在熟悉軟件產品的基礎上,才更好將企業管理和ERP管理軟件結合使用。
3、業務模擬測試
做好環境及人員的準備工作后,在基本掌握軟件功能的基礎上,將必要的數據錄入系統,組織項目小組進行實戰模擬,也稱會議室模擬,并最終驗收。工作準則和工作規程這時應初步制定出來,并在以后實踐中不斷完善。
1)、系統配置、
成本算法、單據采用形式(稅率格式、折扣格式、普通格式)、審核機制、單據的配置、稅率等項的設置。
2)、安排數據準備工作
基本信息、建帳期初的數據的錄入。盡量與實際產品相符。
3)、操作員權限的劃分
模擬實際情況對使用者權限進行劃分。
4)、檢查數據準備
需要錄入的銷售、采購等單據的準備。以及在錄入這些數據后相應的科目的變化結果。以便驗證在進行上述設置后是否能達到預期的目的。
5)、系統接口準備
硬件部分:如本系統與POS機、掃描設備等的接口。
軟件部分:與其它應用軟件系統傳輸數據接口軟件的準備。
4、運行后評估
1)、實施方案測試結果
我們為用戶設計的實施方案初稿是否滿足用戶的需要。對實施方案的遺漏做修改,并進行了測試,完成實施方案的最后定稿,得到用戶的確認。
2)、質量保證體系
通過對參與實施的用戶人員進行培訓和知識傳授,編寫完善實施過程中的各種文檔,界定質量體系中每個人的職責和權限,從而建立起質量保證體系,確保在實施完成后企業能夠達到對系統的完全掌握和不斷改善的目標。
5、系統轉換運行
這一階段可以按平行依次實施或一步到位,也可以分階段實施。即:是短時手工管理和系統管理的并行階段。
1)、系統配置
根據企業的實際情況,對系統配置進行設置。
包括:成本算法、單據采用形式(稅率格式、折扣格式、普通格式)、審核機制、單據的配置、稅率等項的設置。
2)、操作員權限
根據實際情況,設定每位“任我行ERP分銷管理系統”使用者的權限。
3)、期初數據的準備
包括基本信息、期初各種數據的錄入。這部分數據一定要準確無誤。
4)、最終用戶培訓
這個階段的培訓,根據企業情況,可以由實施專家完成,也可以由項目實施小組成員完成。
6、運行維護
1)、輔助客戶建立內部支持體系
ERP的運行最終是客戶自己的系統,外部的咨詢顧問只是提供階段性的輔助服務。因此,長期穩定、高效的運行系統,客戶必須建立起有效的內部支持體系,以便出現問題時,能在最短的時間內得到解決。任我行公司利用豐富的實施經驗,會輔助客戶建立有效的內部支持體系,使問題解決的速度大大提高;而且一定范圍內,新進最終用戶的培訓都可以由客戶內部支持體系來承擔。
2)、電話、傳真、電子郵件服務
在客戶正式運行“任我行ERP分銷管理系統”后,若遇到了難以解決的問題,可以直接致電、發傳真或電子郵件到任我行客戶服務部,任我行客戶服務部將給予最詳盡的解答。
3)、Internet 網絡服務
我們可以通過遠程登陸的方式登陸客戶的系統了解具體情況,為客戶提供更方便的服務。
附:
1、產品簡介
本系統構架是由十一個不同的功能模塊構成:采購管理、銷售管理、倉儲管理、借欠管理、往來管理、財務管理、輔助業務、單據處理、基本信息、期初建帳、系統管理,同時提供在線傳訊和版本信息等輔助功能。各個模塊相對獨立和聯系,都具有各自的輸入、修改和查詢功能,但是又相互影響。最大可能地滿足用戶對商品流通領域購銷存的管理,尤其是遠程管理。
現在就按實際操作時的順序對上述模塊進行介紹。
(一)、系統管理
系統維護中包括月結存、年結存、操作員權限、操作員登陸率、操作日志、系統開帳、系統配置、系統重建,以及通過離線版傳輸的門店數據。
其中,在開帳前必須在系統配置里根據貴公司情況,設置好成本算法、審核機制、單據配置、單據編號和全局配置,是否采用序列號強制管理的方式。該類功能是業務流程操作的前提和基礎。
成本算法:系統提供三種成本算法,即:移動加權平均成本核算法、先進先出成本核算法、后進先出成本核算法。在開帳后,成本算法不允許修改。若是采用移動加權平均成本核算法,則系統不允許負庫存。
l 月結存
以某一時間作為本月財務的最后日期,并在當前賬本處做一標記。 月結存將在賬本中作月結存標志,以便準確劃分每月賬本,能夠方便快速的對每個月的資產、采購、費用和利潤等進行查詢,不會對賬本產生任何影響。月結存的時候建議輸入正確的當前月的名稱作為月結存名稱。
l 年結存
以某一時間作為本年財務的最后日期,并將年結存后的年末數據作為下一個會計年度的期初數據。年結存將結存所有的賬本數據,所有的單據信息將不復存在,將現在的結存值作為新一年的期初值,并清除本年的經營歷程。
年結存后會清除所有的單據。數據備份可以保證在系統出錯時把損失降到最低,還可以在年結存后查看上一年所有的單據和經營歷程。
年結存后的數據將做為第二年使用本系統的期初數據,且可以對這些數據進行修改。確認無誤后,進行開帳。
l 操作員權限
設置本系統的操作員、該操作員操作權限和權限范圍。其設置、修改需要由超級用戶完成,其他操作員只能在此權限中修改個人密碼。
操作員必須是基本信息里的內部職員。
操作員權限是指操作員具體可操作的項目。如:成本權限的查看、單據的錄入和審核等等。
操作范圍是操作員對客戶、供貨商、商品、職員、倉庫、賬戶、費用、其它收入這些基本信息可操作范圍的限制。如:沈陽分公司的銷售開單文員就只具有沈陽倉庫的操作范圍。
l 開賬
各種期初數據都建立完畢并審校無誤后建立各項期初后,正式啟用本系統。開賬表示從這個時候開始,啟用本系統。所以需要反復核對數據的準確性。如果開賬后發現數據有誤,可以重建系統。
l 系統配置
設置系統個性化的配置。系統配置必須在建基本信息之前完成。包括單據格式(普通、折扣、稅率)、負庫存、自動編號、序列號等配置選擇。用戶配置中的折扣設置, 可以強制用戶的折扣不能大于1。
其中的序列號嚴密模式的選項,此選項,在開帳后不允許修改。在開帳后的制單中,序列號必須與商品一一對應。
l 系統重建
開賬過后,如需重新建立各種基礎數據,則從本欄進入。在開賬后,期初數據將不能進行修改,在非常情況下,如期初數據確有錯誤時可重建系統。
重新系統重建將數據庫中所有的數據清空,只保留基本信息,回到使用前的狀況。在此可以有“清掉期初數據”和“清掉草稿單據”的選項,
l 門店數據
記錄將各個分點傳上來并導入本系統的數據。與“離線版”配合使用,在網絡條件不好,或者上網費用較高的地方,通過離線版和"網絡化分銷管理系統"的數據接口,數據交換“一點通”,傳送到門店數據中。
(二)、基本信息
在系統開帳前對公司基本信息錄入。也可以在系統使用中對基本信息進行添加、分類、修改、停用、刪除和查詢。如果貴公司想暫時不使用某些基本信息,或想刪除某些基本信息但該信息已有經營歷程而不能被刪除,可以采用停用功能。
注:在開帳后,有了經營歷程的基本信息,是不允許被分類、刪除。
l 庫存商品
記錄商品的名稱、編碼等基本信息,允許5級分類。該庫是以“商品編號”為關鍵字,商品名稱、產地或型號、規格可以相同,但不能有相同的商品編號。
建議:
1、設置原則:
(1) 可將商品的條形碼作為商品的編號;
(2) 根據本公司的實際情況將商品分類編號,其方法如下:
①、將商品按品種或供貨商分類。例如:分為主商品及輔助品兩大類;
②、主商品名稱按型號細分,可分二級類、三級類;
③、商品基本信息編輯權限由總部控制,分公司無此項目修改權限;
2、若按分類原則編號,則可遵循以下編碼原則:
將商品分類,主商品為一類(編號01),輔助品為二類(編號02)。主商品又向下細分類。然后將各級編號相加,即為最終商品的編號。如上圖所示。
l 客戶檔案
記錄客戶編號、客戶名稱、等信息。其特點是允許4級分類,每一級允許記錄99萬條信息。
建議:
1、設置原則:
(1)、客戶類:客戶名稱為經銷商的工商注冊名稱;
(2)、分公司、辦事處類:將公司分公司和辦事處設在客戶檔案中;
(3)、職員類:必須使用職員的地區+姓名。如果上海的職員李甲,在錄入姓名時為:上海李甲。此類可在基本信息中添加,也可在實際發生單據業務時添加;
(4)、其他類:可設零售類、批發類等單獨反映在分公司直接發生的業務。
2、編碼原則:
(1)、經銷商全稱必須同上報總公司的經銷商全稱一致,對應簡稱由各分公司編制并上報總公司。該簡稱一經使用,在分公司層面所有資料中使用商家簡稱均按此為準,嚴禁自行編制客戶稱謂。
(2)、簡稱編制規范為 “商家結算單位所處最小行政區劃+商家工商核名關鍵詞”,如“成都 雙流 蘇寧”;若連鎖全省統一采購可以填寫如“成都 蘇寧”。
例:總部庫的編碼為00,分公司編碼如下:
河北
|
HB
|
01
|
遼寧
|
LN
|
02
|
北京
|
BJ
|
03
|
山西
|
TY
|
04
|
陜西
|
SX
|
05
|
山東
|
SD
|
06
|
河南
|
HN
|
07
|
安徽
|
AH
|
08
|
上海
|
SH
|
09
|
內蒙
|
NM
|
10
|
湖北
|
WH
|
11
|
浙江
|
ZJ
|
12
|
江西
|
JX
|
13
|
湖南
|
CS
|
14
|
四川
|
SC
|
15
|
福建
|
FJ
|
16
|
廣東
|
GD
|
17
|
新疆
|
XJ
|
18
|
四川重慶
|
SCCQ
|
19
|
四川成都
|
SCCD
|
20
|
云南
|
YN
|
21
|
貴州
|
GZ
|
22
|
省級編碼(00)辦事處編碼(00)+經銷商編碼(00)
例如:四川成都辦管轄客戶名稱“四川成都蘇寧電器連鎖有限公司”
四川成都辦客戶類的編碼為2001 四川成都蘇寧 編碼為02
則“四川成都蘇寧電器連鎖有限公司”的編碼為2 00102
(3)、分公司“人員地區列表”在系統開帳后以Email送審計部備案,此后有變動則以Email即時通知變更。
l 供貨商檔案
記錄供貨商編號、供貨商名稱、地址、電話等信息。其特點是允許4級分類,每一級允許記錄99萬條信息。
供貨商和客戶的編號不能相同。供貨商的編碼原則可參照客戶編碼原則。
商品基本信息編輯權限由總部控制,分公司無此項目修改權限
l 職員檔案
記錄企業內部人員的信息。其特點是允許4級分類,每一級允許記錄99萬條信息。
建議:
1、保證各分公司、辦事處職員列信息完整。分公司財務已明確業務人員所轄經銷商的,且制度上已能動態把握此信息的,可將業務人員按辦事處分類錄入,并在結算時將業務員姓名填入經辦人欄,此項操作可按業務人員實施銷售統計。分公司職員編碼可遵循如下規則:分公司代碼(00)+部門代碼(00)+人員序號(000);
2、職員信息需要將所有職員的信息錄入,在制單據時必須在經辦人欄選擇填入經辦職員姓名。
l 銀行賬戶
記錄公司的開戶行、賬號的信息。其特點是允許3級分類,每一級允許記錄99萬條信息。
建議:
銀行帳戶可按地區或分公司進行分類。
l 存貨倉庫
記錄倉庫編號、倉庫全名等信息。其特點是允許5級分類,每一級允許記錄99萬條信息。
建議:
存貨倉庫可按分公司、辦事處進行分類。即一類倉庫就是一個分公司。
如:(參照分公司編碼例圖一)
1、設置原則:
(1)、各級庫房如圖設置,其中在途庫使用權限為總部與分公司共用。
(2)、各分公司代管庫名為 省名+“庫”,例如:遼寧分公司代管庫——遼寧+“庫”為“遼寧庫”
(3)、分公司代管庫下設遼寧商品庫、遼寧在途庫、遼寧維修庫三大類,此級庫房分公司不得自行增減,其中“遼寧商品庫”對應分公司代管倉庫庫存數,“遼寧維修庫”對應分公司售后服務部代管倉庫庫存數。
(4)、在途庫下設2個分類庫,按上下行方向分別反映在途商品;此類庫房分公司不得自行增減,總部同分公司物流往來出入庫兩個環節由總部和分公司分別完成。
l 其他收入
建立采購收入之外的收入科目。其特點是允許3級分類,第一級允許記錄99條信息。
l 費用類型
建立費用科目,可根據公司的具體情況自行添加、分類。其特點是允許3級分類,每一級允許記錄99萬條信息。
(三)、期初建帳
l 庫存期初:各倉庫中商品期初的數量、成本單價及金額。
l 應收期初:往來單位期初的應收款金額。
l 應付期初:往來單位期初的應付款金額。
l 固定資主期初:公司固定資產的期初。
l 待攤費用期初:公司和待攤費用的期初。
l 現金銀行期初:現金金額及銀行賬戶里期初的金額。
l 借欠期初:借欠與往來單位的借進借出業務的期初數量。借欠帳目記帳外庫存,與帳面庫存沒有直接關系。即:借欠商品不能用作銷售、代銷、調拔。
l 委托庫存期初:委托代銷屬已委托出庫但未結算,故委托庫存期初商品與庫存期初無關。
l 受托庫存期初:受托代銷屬已受托入庫但未結算。在錄庫存期初時,無需將受托期初數量加入,只需要受托期初如實錄入即可。因為開帳后,系統會自動將受托期初數量加入庫存期初,包括序列號。
(四)、倉儲管理
庫存管理主要處理各種商品出、入庫、調撥業務,即庫存商品的收發存業務處理,同時提供了庫存盤點、查詢、報警等功能,以便企業及時掌握各種庫存存貨信息,進行存貨的控制。
在庫存成本方面可以選擇使用先進先出、后進先出、移動加權平均成本核算法。
l 同價調撥處理
同價調撥是指將一個倉庫中的商品平價調入到另一個倉庫中,商品數量在兩個不同的倉庫之間作等量的轉換。商品價值在兩個不同的倉庫間作等價的轉換,即成本單價不變。
系統自動計算并管理出入庫商品的成本。入庫成本等于商品的出庫成本,不產生任何價差。
l 變價調撥處理
變價調撥是將商品從一個商品調到另一個倉庫,該商品的價格發生變化。
商品數量在兩個不同的倉庫之間作等量的轉換,但是商品價值在兩個不同的倉庫間作不等價的轉換。系統自動計算并管理出入庫商品的成本。
變價調撥會使庫存商品總值出現不真實的現象,也會使財務報表發生不真實的狀況。在使用變價調撥單時,庫存總價值發生了變化,即資產發生了變化。入庫成本等于入庫商品的[數量*新單價]。商品變價的價差記入“財務管理”的“變價調撥差價”。
l 報損單
在庫存管理中,因意外情況而導致商品受損,商品價值會因此而打折,甚至喪失,因此要通過報損單來對倉庫中的商品數量及金額進行調整,使賬面與實際相符。
本系統中,由“庫存盤點”“自動盤點”報損后會自動產生報損單草稿,輸入時可直接調入草稿,提高錄單效率。
l 報溢單
因故倉庫中商品數量及金額增加,為使賬面與實際庫存情況相符,需開報溢單。由“庫存盤點”“自動盤點”報溢后會自動產生報溢單草稿,輸入時可直接調入草稿,提高錄單效率。
l 成本調價單
調價單即調整庫存商品的價格,實質上也是調整庫存的價值,即指對 “商品成本價”的價格修改。
庫存數量不改變,調價商品的庫存價值及整個倉庫的金額改變,變價后的差價寫入“成本調價收入”。
l 生產拆裝單
在實際工作中,一件商品可以分拆成多件不同的商品,而幾件不同的商品可能組裝成一件商品,系統據此提供了商品拆裝單功能。整個拆裝單分成三部分:第一部分:出貨和入貨倉庫的基本信息。第二部分:出貨倉庫中所提取的商品名稱、數量及金額。第三部分:入貨倉庫中所接收的商品名稱、數量及金額。
此處,商品折裝單還可用于換貨。在第二部分中錄入需要換出商品的名稱,在第三部分中錄入需要換回的商品的名稱,即可完成換貨工作。
l 庫存狀況表
可以查詢任意一段時間內、任意倉庫的庫存狀況,包括庫存余量、借進借出狀況、委托受托數量、成本均價及庫存金額,并支持穿透式查詢,直到一筆具體的原始單據。
l 虛擬庫存狀況表
較庫存狀況表,多了已進貨訂貨數量、 已銷售訂貨數量、 可銷售訂貨數量,沒有顯示成本金額和庫存金額。
l 庫存分布表
可查看各個商品在各個倉庫中的庫存數量,分析庫存狀況。
庫存狀況表線性列表中,可選擇是否顯示庫存為零的商品。
l 購銷存匯總表
即匯總查詢指定時間段內,某倉庫商品庫存狀況,采購、銷售、采購退貨、銷售退貨、報損、調撥等進出庫數量和金額信息以及本期庫存狀況。
l 出入庫匯總表
即匯總查詢指定時間段內某倉庫商品入庫、出庫及庫存數量信息。
l 庫存上下限報警
該功能實現了對庫存的監控,能很好的控制滯銷商品的庫存量,保證暢銷商品的庫存量,對監控滯銷商品和暢銷商品特別有效。用戶既可設置某一倉庫報警,又可設置合計倉庫報警。
庫存上限報警的商品,系統可自動生成銷售單、進貨退貨單、報損單。
庫存下限報警的商品,系統可自動生成進貨單、銷售退貨單、報溢單。
l 商品調拔統計
該功能主要實現對同價調拔單和變價調拔單的查詢。
l 生產模板
每個相對固定的生產關系都可做成一個模板。如果商品A需要由多種庫存商品B、C、D、E、F組成,所需商品B、C、D、E、F固定不變的,而商品A又要經常使用,就可以做一個商品A的組成模板。
每次需要購入或銷售該商品時,只需調出該模板即可生成該商品的草稿單據,這樣就避免了每當要使用該商品時都要去做一張“商品拆裝單”,它大大的減少了你的錄入,提高了經濟效率。
在生產模版具有篩選功能,根據模版名稱,生成商品,摘要篩選。
l 庫存盤點
庫存盤點是指用戶盤點后錄入實際庫存量,和電腦賬對比產生一個差額,系統自動調整庫存量,極大的節約了工作量。
(五)、采購管理
采購業務活動產生的資金的支出、倉庫商品的變化及受托代銷商品的情況應該予以記錄、分析和查詢,以便管理者及時的了解商品采購情況。而采購管理除了處理采購和受托代銷訂單、開單、退貨、付款等業務以外還提供采購、受托代銷信息的查詢。
l 采購訂單
公司及其遠程分支機構可根據需求直接在網上下采購訂單,并且對訂單的執行進行跟蹤和查詢。
在單據錄入時,在表格中可以錄入名稱進行模糊查找。
l 采購入庫單
公司及其遠程分支機構可以根據采購訂單或是直接需求采購,在開具采購單時可以選擇基本信息里的預設進價;
在開單選擇單位時,列出供貨商的往來余額;
支持商品序列號的管理。
l 采購退貨單
在完成采購開單的操作后,若需進行退貨處理,則需要填寫退貨單;
l 付款單
在先采購后付款的情況下,通過采購付款單將采購所付款及時入賬,付款后現金或銀行存款將減少,同時,應付也減少。系統提供按單結算功能,可以按照采購單結算。
支持采購、付款分開處理,也支持采購出庫單和采購付款合并處理;
支持現付款業務、預付款業務、分次付款業務的處理
l 采購報表分析
采購報表分析提供了三種分析方式:
1、采購報表
反映了企業財務狀況和采購情況的總結性文件,分為
采購日報:反映了企業特定某一天某倉庫的采購情況,包括采購數量、均價、金額以及價稅合計等信息;
采購月報:反映了企業特定某月某倉庫的采購情況,包括采購數量、均價、金額以及價稅合計等信息;
任意時間段采購報表:反映了企業特定時間段內某倉庫的采購情況,包括采購數量、均價、金額以及價稅合計等信息;
2、商品采購統計
是對某一時間段內采購商品的查詢。在輸入查詢時間、和商品名稱、客戶名稱、經手人和倉庫名稱的部分或全部信息作為查詢的條件后,即可查詢出所有符合條件的商品的編號、名稱、單位、采購數量、單價、采購金額、價稅合計等信息。
3、供貨商采購統計
是對某時間段內與本公司發生采購業務的供貨商的查詢,包括統計供貨商編號、名稱、采購數量、單價、采購金額、價稅合計等信息。
l 受托代銷
受托代銷,是指視同買斷方式的受托代銷,即受托方自己決定商品的售價,利潤來自于進銷差價。而不同于受托方收取手續費的受托代銷。這部分模塊包括:
1、受托代銷收貨
在收到供貨商提供的代銷商品以后,需要對該商品進行入庫處理,則需要完成受托代銷收貨。在受托代銷收貨單審核過帳以后,引起數據變化為:
☆ 庫存商品增加
☆ 受托代銷商品數量增加
2、受托人銷結算
受托人銷結算是對代銷商品供貨商的受托商品結算清單。
受托結算單審核過帳以后,系統產生的變化如下:
☆ 受托代銷商品數量、成本金額、結算金額減少;
☆ 銀行存款或現金減少,若掛往來帳,則應付賬款增加。
3、受托代銷退貨
對于未進行受托代銷結算的商品,需要退回受托商時,采用受托代銷退貨商。
受托代銷退貨單審核過帳以后,系統產生的變化如下:
☆ 庫存商品數量、金額減少 (收到受托代銷商品的平均價格或手工指定價格);
☆ 受托代銷商品數量、成本金額、結算金額減少。
注:對于已結算的受托代銷商品需要退回受托商時,則采用采購退貨單。
4、受托代銷調價
受托代銷調價是指對商品結算價的調整。如:將10件商品由先前的100元/件的結算價調整為120元/件,則錄入的單價為120元。
☆ 此調價單對賬務數據沒有任何影響,只在業務系統中調整受托代銷商品的結算金額。
5、受托客戶查詢
在該模塊中,可以了解到受托商品的如下情況:
☆ 相關分布狀況:了解某一個客戶具體的每個受托商品的情況,包括數量、結算單價、結算金額、成本單價、成本金額等詳細信息。
☆ 明細帳本:點此按鈕可查看針對某受托商、某商品受托代銷的明細情況
6、受托庫存查詢
受托庫存統計是統計受托代銷商品的數量及成本金額、結算金額,受托收貨單引起受托收貨庫存統計增加,受托退貨單和受托結算單引起受托收貨庫存減少?赏ㄟ^明細帳本查看引起該收貨庫存數據變化的明細單據,并可調閱原單據。
其使用與受托客戶查詢相近。
7、受托結算查詢
受托結算查詢是用于查詢與往來單位的受托代銷結算情況及未結算金額。在該查詢報表中不僅能夠對全部受托收貨的商品進行查詢,還能夠對已結算或未結算的商品進行查詢。
(六)、銷售管理
銷售活動是企業極其重要的利潤來源。銷售管理主要處理銷售訂單、銷售開單、銷售收款、銷售退貨等銷售業務,和一些和銷售有關的報表?梢詫崟r動態掌握各種銷售業務情況比如訂單執行情況,進行信用控制;同時,便于分析當前的銷售狀況,制定銷售計劃。在此模塊中,還包括對委托代銷商品的控制。
l 零售單
零售和批發等其他銷售不一樣,前者適合于前臺零售,全鍵盤操作、POS界面設計和支持掃描槍、小票打印機、收現找零抹零功能。
l 銷售訂單
遠程分支機構或客戶可直接在網上下銷售訂單,總部及時了解銷售情況,并對訂單的執行進行跟蹤。
l 銷售出庫單
銷售出庫單支持多人同時在線遠程錄單,適合對固定往來單位的銷售業務處理?梢蕴幚憩F款銷售、賒銷等業務。銷售開單過賬后,出貨倉庫的庫存商品會立即減少,如果是現款銷售,則現金或銀行賬戶會增加,如果沒付款,則相應的往來單位應收款增加。
☆ 支持四種預設售價,可以根據不同客戶選擇不同銷售價格,系統會默認“預設售價1”;
☆ 支持三種格式銷售單據:普通格式、稅率格式、折扣格式;
☆ 支持負庫存,即在電腦庫存賬為零而倉庫又有貨可出時,仍然能夠進行銷售開單;
☆ 支持直接錄入商品、客戶、供貨商、倉庫、職員的編號;
☆ 支持編號、拼音、名稱的模糊查詢錄入;
☆ 支持根據稅后金額反算稅率、和根據折后金額反算折扣;
☆ 支持選擇往來單位時,顯示該單位的應收余額;
☆ 支持在商品錄入時,直接顯示商品預設售價1和當前的庫存數量;
☆ 支持商品錄入時,根據“客戶價格跟蹤”功能,自動默認該客戶最近一次的銷售價格;
☆ 支持商品銷售價格低于商品成本價時過賬提示;
☆ 支持對往來單位的信用額度進行查詢;
☆ 支持成本價為負提示。
☆ 支持在銷售開單中注明商品的運輸方式、承運單位及電話等相關信息。
支持多人同時錄單時,某單據編號已用,將提示生成新的編號;編號配置,并可選擇是否可以修改。
l 銷售退貨單
若要進行退貨處理,則需要填寫銷售退貨單。
l 收款單
在先銷售后付款的情況下,通過收款單將銷售應收款及時入賬,收款后現金或銀行存款將增加,同時,應收也減少。系統提供按單結算功能,可以按照銷售單結算。
☆ 支持銷售、收款分開處理,也支持銷售開單和銷售收款合并處理;
☆ 支持現款業務、預收款業務、一筆業務分次收款處理;
l 銷售統計
銷售統計提供5種報表查詢方式。
1、銷售報表
反映了各分支機構的銷售情況,是對銷售業務的總結和分析;能夠實時為企業決策者提供所有銷售業務第一手資料。包括:
銷售日報:反映某天某倉庫商品銷售的數量、均價、銷售金額等基本銷售情況;
銷售月報:反映某月某倉庫商品銷售的數量、均價、銷售金額等基本銷售情況;
任意時間段銷售報表:反映某一段時間內某倉庫商品銷售的數量、均價、銷售金額等基本銷售情況;
商品銷售排行榜:查詢一段時間內,以商品為反映對象的銷售情況,查詢出關于不同商品的銷售數量、單價、金額、價稅合計、成本金額、毛利、毛利率等信息,并且可以按銷售數量、或銷售金額、或毛利率、或價稅合計、或銷售毛利、或銷售成本的升序或降序進行排序;還可以進行穿透查詢,查詢原始單據;
客戶銷售排行榜:查詢一段時間內,以客戶為反映對象的銷售情況,查詢出關于不同客戶的銷售數量、單價、金額、價稅合計、成本金額、毛利、毛利率等信息,并且可以根據銷售數量、銷售金額、毛利率、價稅合計、銷售毛利、銷售成本不同條件按升序或降序排序,并且可以查詢明細狀態;還可以進行穿透查詢,查詢原始單據;。
倉庫銷售排行榜:查詢一段時間內,以倉庫為反映對象的銷售情況,查詢出關于不同倉庫的銷售數量、單價、金額、價稅合計、成本金額、毛利、毛利率等信息,并且可以根據銷售數量、銷售金額、毛利率、價稅合計、銷售毛利、銷售成本不同條件按升序或降序排序,并且可以查詢明細狀態;還可以進行穿透查詢,查詢原始單據;
經手人銷售排行榜:查詢一段時間內,以經手人為反映對象的銷售情況,查詢出關于不同經手人的銷售數量、單價、金額、價稅合計、成本金額、毛利、毛利率等信息,并且可以根據銷售數量、銷售金額、毛利率、價稅合計、銷售毛利、銷售成本不同條件按升序或降序排序,并且可以查詢明細狀態;還可以進行穿透查詢,查詢原始單據;
2、商品銷售統計
以銷售的商品為對象進行統計,統計某一段時間內所有或某客戶、經手人、倉庫的商品銷售情況,包括商品的銷售數量、單價、銷售金額、價稅合計、成本、毛利、毛利率等信息。
3、客戶銷售統計
是以客戶為統計對象,統計某一段時間內所有或某客戶購買所有或某一商品,及其經手人、倉庫的情況,包括商品的購買數量、單價、銷售金額、價稅合計、成本、毛利、毛利率等信息。
4、職員銷售統計
是以職員為統計對象,統計某一段時間內職員對所有或某客戶、經手人、倉庫的商品銷售的情況,包括該職員/全部職員經手的商品的銷售數量、單價、銷售金額、價稅合計、成本、毛利、毛利率等銷售信息。
5、倉庫銷售統計
是以銷售點為統計對象,統計某一段時間內各個倉庫中所有或某客戶、經手人、倉庫的商品銷售情況,包括商品的銷售數量、單價、銷售金額、價稅合計、成本、毛利、毛利率等信息。
l 銷售成本分析
銷售成本分析從銷售成本、商品、客戶、倉庫、職員出發,反映在一定期間內對不同往來單位的不同商品的銷售及獲利情況。在銷售成本分析中還可以分析零售單和銷售退貨單。
(七)、借欠管理
借欠管理就是對商品的借進、借出的記錄以及對該業務的查詢,但是借欠管理只管理借欠商品的數量而不管商品金額。
商品的借欠直接影響到實際庫存的數目和金額,對帳面庫存沒有影響。其數據的變化體現在對庫存的查詢中。只能由庫管人員管理,即庫存發生變化。而且,可以在經營歷程里查詢到已保存的借欠單據。
l 借出管理
☆ 借出開單;對于與往來單位之間商品借出業務的記錄與管理。
☆ 借出還回:記錄企業與往來單位之間借出商品的還回情況。
☆ 借出查詢中,可以了解往來單位的編號、名稱,借出商品的數量?梢园磫挝徊樵、也可以按商品查詢,還可以篩選單位,查看明細賬。
l 借進管理
☆ 借進開單:對于與往來單位之間商品借進業務的記錄與管理。
☆ 借進還出:記錄企業與往來單位之間借出商品的還回情況。
☆ 借進查詢中,可以了解“單位編號”、“單位名稱”、“借進數量”的信息?梢园磫挝徊樵、也可以按商品查詢,還可以篩選單位,查看明細賬。
(八)、往來管理
往來管理記錄了企業與往來單位之間應收賬款、應付賬款及回款的變動情況,并提供對往來賬務信息的查詢。由此掌握往來單位對本公司的負債和公司本身的負債情況,包括明晰狀況。
l 超期應收款
該功能中列出超期未收款的銷售出貨單。還可在此功能中取消其收貨期限。
l 應收款增加/減少
☆ 應收款是發生在公司與客戶之間的往來收款業務。
☆ 應收款增加是指在公司應該向客戶收取的款項增加。
☆ 應收款減少是指在公司與客戶之間原有的應收款項收回,應收款賬面減少。
l 應付款增加/減少
☆ 應付款是發生在公司與客戶之間的往來付款業務。
☆ 應收款增加是指在公司應該付給客戶款項的增加。
☆ 應付款減少是指在公司與客戶之間原有的應付款項還款后,應收款賬面減少。
l 應收/應付查詢
與客戶的日常收款業務中,并不能每次都將交易額如數收回,中間就存在著客戶應付而未付的狀況和金額,應收查詢就是這種狀況的查詢。
應付查詢用于查詢與客戶的日常收款業務中公司應該付給往來單位的款項的負債狀況和具體金額。
l 回款分析
是查詢某段時間內的回款情況?梢赃x擇權限范圍內某個/某類/全部客戶,也可選擇權限范圍內的某個/某類/全部經手人。同時提供兩種查詢方式 ,一種是職員回款分析,一種是客戶回款分析。
(九)、財務管理
財務管理用于記錄購銷存主要業務以外的財務單據,并提供相關查詢和重要的會計報表。查詢和報表里的數據由系統中各種單據的信息自動匯集。
l 費用單
本類單據用于記錄除采購付款外的公司其它費用支出。
l 其他收入單
本類單據用于記錄除采購收款外的公司其它收入。
l 轉款單
將銀行存款從一個賬戶轉到另一個賬戶,此時就要用到款單。轉款不會影響到銀行存款總數,但是具體銀行的明細科目會產生變化,也就是轉款的兩個銀行各自的賬戶數目產生變化。
l 收入查詢
對公司購銷存業務產生的收入的查詢功能,可以查詢每一類的,也可查詢某時間段的明細和原始單據。
l 費用查詢
對公司購銷存業務產生的費用支出的查詢功能,可以查詢每一類的,也可查詢某時間段的明細和原始單據。
l 現金銀行查詢
對公司購銷存業務產生的資金變化(包括現金和銀行存款)的查詢功能,可以查詢每一類的,也可查詢某時間段的明細和原始單據。
l 損益表
損益表是反映企業在一定期間經營成果的報表。同時可以直接查詢明細和原始單據。
l 資產負債表
資產負債表是反映企業在某一特定時期內(月末、委末、年末)財務狀況的會計報表。同時可以直接查詢明細和原始單據。
(十)、輔助業務
l 贈送獲贈
1、贈送\獲贈單
贈送單用于處理企業在經營管理中出現的物品贈送的情況。
獲贈單用于處理企業在經營管理中出現的獲贈物品的情況。
2、贈送\獲贈查詢
☆ 商品贈送查詢:以贈送的商品為查詢對象,分析顯示贈出的商品的數量、成本單價、成本金額等信息
☆ 客戶贈送查詢:客戶贈送查詢是以獲贈的客戶為查詢對象,分析顯示各位客戶獲得的商品的數量、成本單價、成本金額等信息。
☆ 職員贈送查詢:職員贈送查詢是發生贈送行為的職員查詢對象,分析顯示每個職員贈送的商品的數量、成本單價、成本金額等信息。
☆ 商品獲贈查詢:商品獲贈查詢是以獲贈的商品為查詢對象,分析顯示獲得的商品的數量、成本單價、成本金額等信息。
☆ 供貨商獲贈查詢:供貨商獲贈查詢是以獲贈來源(即供貨商)為查詢對象,分析顯示各往來單位的贈送商品的數量、成本單價、成本金額等信息。
l 序列號管理
只有在【網絡化分銷管理系統(通訊行業版)】和【網絡化分銷管理系統(電腦行業版)】中才有此功能。全程跟蹤序列號,貫穿與采購、銷售、存貨的整個經營過程。序列號管理方便靈活,不是每一種商品都要有序列號,同種商品也不是每一個都要有序列號。
序列號管理有嚴密式和寬松兩種,具體選擇可在系統配置里進行設置。
☆ 寬松式的序列號管理模式:在這種管理模式下,在商品采購入庫或其他庫存處理時無需記錄商品序列號,但是在銷售出庫單中必需要求序列號的輸入記錄;
☆ 嚴密式的序列號管理模式:對于采用序列號強制管理的商品,其每個商品與序列號一一對應,也就是該商品的數量絕對等于序列號的數量。同時,在每次商品業務流動時,系統都要求對序列號進行記錄。
若在系統配置中一旦選定“序列號強制管理”,在系統開帳后不允許修改。但是admin(超級用戶)可以在商品基本信息中修改“強制序列號管理”選項。但是需要有一些注意事項:
1. 將強制管理改為非強制管理時:
☆ 如果商品數量和序列號數量均為零,那么可以直接修改;
☆ 如果原本商品數量等于序列號,在改成非強制管理時系統將自動提示序列號的存在,在admin確認修改非強制管理后,系統會清空與商品相對應的序列號。
2. 將非強制管理改為強制管理時:
☆ 如果商品數量和序列號數量均為零,那么可以直接修改;
☆ 如果商品數量不等于序列號數量,也就是商品數量不為零,而序列號數量為零時,系統會提示admin將序列號補充完整后方可修改。
序列號的基本使用:
若采用序列號管理模式,則不論在嚴密模式還是寬松模式下,在整個業務流程中對序列號進行跟蹤記錄,包括了期初值的序列號錄入、業務單據中商品序列號的錄入、庫存查詢中的序列號查詢。
1、在錄入商品期初時,系統提供序列號輸入按鈕;
2、嚴密管理模式下,在業務單據中錄入商品時,在商品列中需要輸入一一對應的序列號。
注意:
☆ 開單時不顯示錄入的商品序列號。在單據中的“序列號”一欄進行雙擊,會彈出一個序列號清單,列出該商品在此單中錄入的所有序列號。商品的序列將不隨單據一起打印。此單據中的全部序列號可單獨打印出來。
☆ 在輸入商品時,系統會自動將庫存中每個序列號顯示在商品選擇界面上;
3、大量的庫存查詢中,系統將提供序列號查詢按鈕,其具體使用參見『序列號處理』。
l 序列號跟蹤
序列號跟蹤主要是對某個序列號進行相關跟蹤查詢業務流程中與其有關的已審核過帳的原始單據。此處可進行模糊查詢。
l 序列號處理
在序列號處理中用于展示某個時間段內,序列號的狀態等基本情況,包括了終端用戶信息。
本系統中為序列號提供了16種狀態:庫存中、已銷售、已退貨(指進貨退貨)、已報損、已贈送、受托代銷庫存中、受托代銷已退貨、受托代銷已銷售、受托代銷已報損、受托代銷已贈送、受托代銷已結算、委托代銷已發貨、委托代銷已結算、已拆裝出庫、受托代銷已拆裝出庫。在序列號寬松式管理模式下,可對序列號狀態進行修改。
其中可以在“序列號處理”中,對序列號寫入終端用戶信息、備注信息的,必須滿足如下幾種狀態:已銷售、已贈送、已返修、受托代銷已銷售、受托代銷已贈送、委托代銷已發貨、委托代銷已結算、已拆裝出庫、受托代銷已拆裝出庫。
此模塊包括單據跟蹤、篩選、條件查詢、序列號處理、刪除序列號五項功能。前四項方面了序列的跟蹤和處理。在強制管理下,只要符合“序列號數量大于商品數量”就可對序列號進行刪除。因為在結沖或刪除單據時,商品不復存在,但是在序列號處理中,該商品的序列號還存在。此時為了查看方面,可將多余的序列號刪除掉。
l 積分返利
1、返利
在企業具體的應用中,積分返利是一種比較常見的促銷業務。具體來講,就是對達到一定銷售標準的客戶實行一種返利的銷售政策。由于客戶、銷售量的不同,返利的標準也就不一樣。
因此,提供積分返利的用戶需要包括設定反利標準,在此基礎上進行反利核算執行單的錄入。系統還提供返利查詢功能。
返利核算執行單中,在確定了往來單位、商品、以及返利開始與截止時間范圍后,系統將自動的計算出該往來單位相應的銷售數量。在“返利標準”一欄,系統將列出事先錄入的返利標準以供選擇,然后自動計算出應該返利的金額。
2、獲利
在對客戶進行返利的同時,也會有供應商對己公司購買的獎勵。在系統里,這一行為叫“獲利核算執行”。與返利一樣,要先在返利標準里對獲利的標準進行設定,再在此基礎上進行獲利執行。系統同樣提供獲利查詢功能。
l 價格保護
只有在【網絡化分銷管理系統(通訊行業版)】和【網絡化分銷管理系統(電腦行業版)】中才有價格保護功能。該功能特別適用于手機行業、電腦硬件行業等企業。該行業的部分商品在市場上跌價非?,對這部分商品實行價格保護,是供貨商對保護經銷商利益所采取的一種措施。該措施通過產品供應商向產品經售商補償未銷售出去的商品跌價差價的方式完成。
1、價保通知
此處可對舊的價保根據選擇的條件進行查詢,也可添加新的價保通知。
若是添加新的價保通知,則需要對商品、往來單位、原價格、新價格進行選擇,以及對此往來單位銷售該商品的開始時間和結束時間,辦理這項價保業務的截止時間進行選擇。在輸入了這些相關信息以后,系統將自動的生成“價保通知單”,用戶可以直接將該價保通知單打印出來分發給自己的經售商。
2、價保執行
在確定了“價格保護”的標準以后,在具體發生價保業務時,需便用價保執行單。在該單據中需要輸入相應的往來單位、以及商品、商品原價格、新價格等信息。只有銷售商在價保期間內尚沒有銷售給終端客戶的商品才能夠參與價保(即:只有沒有進行過序列號處理的商品,才能進行價格保護)。
在價保執行單中,系統自動統計出該往來單位過去“累計價保金額”。
3、價保查詢
價保查詢是對所有商品、所有客戶實行價保具體情況的查詢分析。
l 物價管理
物價管理包括物價信息、價格跟蹤、促銷價格管理三個方面。
1、物價信息
是對系統中所有價格信息的匯總管理。
2、價格跟蹤
在價格跟蹤中,系統將自動跟蹤和記錄每種商品針對于每個往來單位的最近售價和最近進價,這樣可以對本次交易價格提供參考。
3、促銷價格管理
促銷價格管理是對用戶在一定時間內設定的對商品進行促銷的價格。
在該功能中,用戶需要輸入促銷商品的名稱、針對的往來單位(此處可選一類往來單位也可選具體一個往來單位)、促銷價格,以及該促銷價格執行的起止時間范圍。在確定以后,凡是在該期間內銷售該商品,系統均按此促銷價格執行。在規定時間結束后,系統銷售會自動返回預設售價。
同時,『促銷價格管理』可以對此促銷價格進行保留,并且記錄下登記人和登記時間,確保對促銷活動的記錄。同時,系統也提供了刪除與修改的功能。
(十一)、單據處理
該項功能就是對系統中已有單據進行處理,包括草稿單據、已審核的單據、單據的統計、以及序列號的跟蹤,并且能夠查詢出錯誤單據并改正。
l 業務草稿
一張單據錄入完畢后,可以選擇“存為草稿”,本筆單據不會影響賬表的變化。也可以把已經過賬的單據復制成草稿。
l 經營歷程
在“經營歷程”此可以查詢所有已經審核過賬,包括借欠的單據。還可以穿透式查詢每張單據的原始單據,并提供紅字沖賬的功能。
l 單據統計
指本系統的所有錄入的單據統計,包括銷售單、銷售退貨、銷售收款、采購單、采購退貨、采購付款、調撥單、變價調撥單、調價單、報溢單、報損單、應收(付)款增加和應收(付)款減少,單據類型不同,系統要求的查詢關鍵字就不同,統計的內容也不同。
(十二)、在線傳訊和版本信息
l 在線傳訊
與互聯網上的OICQ軟件相似,可顯示在線人數、何人在線、在線人的登錄時間及總共在線時間,只要操作員登錄本系統,就可以給該操作員發送信息。
在線傳訊不中斷別人手上的工作,給人思考和緩沖;減少電話噪音;減少電話的資源占用;若是異地,還能節約費用。
l 公司信息
您可根據自己公司的情況填寫“公司基本信息”欄里上面的大部分信息,但是“往來單位”、“經營商品”的數量及開賬日期是系統根據基本信息中往來單位和商品的錄入自動記錄的。
l 版本信息
版本信息是指目前使用的這套系統的包括版本信息在內的一些基本信息。
2、應用效益
“任我行-網絡化分銷管理系統”的實施效果主要體現在兩個大方面:
l 業務方面
1) 使用該系統,整個公司包括營業部、分公司在內,都在一套數據里面操作,實現對集團公司物流、資金流、信息流的統一和綜合控制,整個企業是一個緊密聯系、聯動有序、相互制約、數據共享的高度集成的系統,徹底解決了“信息孤島”的問題,管理流程逐漸實現規范化、制度化和透明化。
2) 總部可以實時監測和控制分公司和營業部的業務;監測庫存狀況等,規范并細化倉庫管理,有效控制各類庫存資源;使整個公司的流動資金占用大幅度減少、各種采購、銷售計劃趨向合理化、市場預測、企業決策的及時和準確;
3) 各分公司和營業部與總部的對帳、與商業單位的對帳,都可以在一套數據里面,避免多套帳“拉鋸式”地對帳,大大提高企業運轉效率,同時又避免出差錯;
4) 加大對商業單位管理和控制力度,增加商業單位數據獲取渠道,提高對商業單位的管理,減少死呆賬。對客戶需求和市場應變能力的提高;企業所有產品實行統一的標準化管理,減少數據冗余,增加信息的準確化、標準化和集成化。
5) 支持移動辦公。領導層可以出差在外,隨時查詢和操作企業業務狀況。集團整個業務可以“牢牢抓住”,管理“游刃有余”
l 辦公信息交流方面
公司以前的信息交流依賴于傳真、電話。使用“任我行-網絡化分銷管理系統”的OA功能,利用公告板和對各分支機構的公告板,整個公司信息交流在快速、高效方面將得到提高。利用BBS論壇,將加強公司整體的交流,克服了辦公時間不統一帶來的不便。利用資料文檔存放公司的規章制度、產品資料等,記錄公司的業務活動等,將真正實現網絡時代的“協同辦公”。
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